Reunião de trabalho

Muitas pessoas se queixam de terem participado de reuniões improdutivas, sem foco, longas ou curtas, mal conduzidas e, até mesmo, estressantes.
Esse artigo tem como propósito ajudá-las a se preparar para esse momento, que pode ser uma das melhores oportunidades de integração, crescimento e sinergia entre pessoas.

Para o sucesso de uma reunião ter um passo a passo é de grande valia:

• Defina a pauta da reunião:
Toda reunião deve ter uma razão para ser convocada. Reunião sem objetivo definido é perda de tempo e produtividade das pessoas.
As reuniões não precisam ter um modelo fechado, pode-se inovar, por exemplo: um dia começando a reunião com o assunto mais delicado e, no outro, pela parte mais amena, como assuntos gerais, inovações entre outros.

• Escolha dos participantes:
Após definido o tema da reunião, convocar as pessoas estratégicas e compartilhar, antecipadamente, o objetivo da reunião para que todas as pessoas compareçam preparadas e munidas de recursos para dar a sua contribuição.
Caso precisem que alguma pessoa, em especial, participe em uma parte da reunião, agende e respeite o horário da participação.

• Local, hora e duração:
É importante que a reunião seja convocada com antecedência para que as pessoas tenham condições de se organizar para participar. É importante ter um plano B, para caso de imprevistos.

• Condutor da reunião:
O condutor da reunião não precisa ser, necessariamente, o diretor ou a pessoa de maior nível hierárquico da empresa. O importante é que a pessoa seja boa ouvinte, conciladora, saiba administrar tempo, junto com o grupo estabeleça as prioridades, mantenha o foco, dê espaço para todos participarem, registre as ideias e saiba sintetizar as conclusões para desenvolver a ata da reunião.
O conciliador pode variar a cada reunião, desde que a pessoa tenha as competências necessárias.

• Pausa:
Se a reunião for longa, é importante que se faça intervalos para descanso etc.

• Encerramento:
Encerrar a reunião revendo os temas, conclusões, novas metas, se possível, um plano de ação. Deixar agendada a próxima reunião.

• Ata:
Em toda reunião é importante que se faça uma ata e que seja enviada para todos os participantes e pessoas interessadas.

 

Lenora de Oliveira Santos

Contato

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